1 СФЕРА ЗАСТОСУВАННЯ

1.1 Цей стандарт установлює правила обліку та зберігання в проектних організаціях оригіналів проектної документації (далі – оригінал документа) на будівництво.

1.2 Стандарт не поширюється на правила обліку та зберігання оригіналів документів на будівництво об'єктів, обмежений доступ до яких визначений нормативно-правовими актами.

2 НОРМАТИВНІ ПОСИЛАННЯ

У цьому стандарті є посилання на такі нормативні документи:

Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" (13.12.2001, № 2888-111)

Постанова КМУ "Положення про порядок формування, ведення і використання обласного (регіонального) страхового фонду документації" (13.03.2007, № 320)

Постанова КМУ "Порядок утворення та діяльності експертних комісій з проведення експертизи цінності документів" (08.08.2007, № 1004)

ДБН В.1.1-7-2002 Пожежна безпека об'єктів будівництва

ДБН В.2.2-9-99 Громадські будинки і споруди

ДСТУ Б А.2.4-4:2009 СПДБ. Основні вимоги до проектної та робочої документації

ГОСТ 2.501-88 Правила учета и хранения (Правила обліку та зберігання)

"Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств із зазначенням термінів зберігання документів" (Наказ Головархіву від 20.07.1998, №  48)

"Типове положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації" (Наказ Держком-архіву України від 06.08.2002, № 58)

"Типове положення про експертну комісію державного і комунального підприємства, установи та організації" (Наказ Держкомархіву України від 29.01.2003, № 2003)

"Положення про умови зберігання архівних документів Державного комітету архівів України" (2003 р.)

"Порядок зберігання електронних документів в архівних установах" (Наказ Держкомархіву України від 24.04.2005, № 49)

3 ТЕРМІНИ ТА ВИЗНАЧЕННЯ ПОНЯТЬ

Нижче подані терміни, вжиті в цьому стандарті, та визначення позначених ними понять.

3.1 оригінал

Документ, оформлений оригінальними підписами і виготовлений на будь-якому матеріалі, що дозволяє багаторазове копіювання

3.2 носій інформації

Матеріальна основа, що закріплює і зберігає інформацію

3.3 носій

Папір, калька, диск CD-R тощо

4 ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

4.1 Терміни зберігання оригіналів документів у проектних організаціях встановлені Законом України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" і "Переліком типових документів, що утворються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств із зазначенням термінів зберігання документів".

4.2 Оригінали документів відбираються на державне зберігання відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та Постанови КМУ "Порядок утворення та діяльності експертних комісій з проведення експертизи цінності документів" та інструкцій Центрального державного науково-технічного архіву України (м. Харків).

4.3 Організаційно-методичне керівництво і контроль за станом, забезпеченням зберігання та обліку оригіналів документів, що знаходяться на відомчому зберіганні і відбору їх на державне зберігання, здійснюють відомчі і державні центральні та територіальні архівні установи (ЦДНТА України та державні архіви областей).

5 АРХІВАЦІЯ ОРИГІНАЛІВ

5.1 Вимоги до документа

5.1.1 Оригінал документа, що здається для зберігання, повинен мати чіткі, контрастні зображення елементів креслення, тексту і не мати механічних пошкоджень і відповідати вимогам ДСТУ Б А.2.4-4.

5.1.2 Текстовий документ повинен бути зброшурований.

5.1.3 Оригінали типової проектної документації (комплексних типових проектів, типових проектних рішень, робочої документації на типові конструкції, вироби та вузли) повинні бути зброшурована та мати штампи прив'язки до конкретного майданчика будівництва.

5.2 Порядок архівації

5.2.1 Приймання оригіналу проектної документації в архів повинне проводитися за наявності:

а) його комплектності або комплектності його частини (розділу) відповідно до складу проекту, відомості креслень або специфікацій обладнання;

б) необхідних підписів та дат відповідно до встановленого порядку його оформлення;

в) правильного заповнення основних написів і титульних аркушів;

г) придатності оригіналу для зберігання і багаторазового зняття копій.

6 ОБЛІК ТА ЗБЕРІГАННЯ ОРИГІНАЛІВ

6.1 Оригінали документів підлягають обліку і зберіганню в організації, що розробила їх, згідно з установленими термінами зберігання для данного виду продукції.

6.2 Оригінали типової проектної документації (комплексних типових проектів, типових проектних рішень, робочої документації на типові конструкції, вироби та вузли) на будівлі та споруди підлягають обліку і зберіганню в Укртиппроекті  (м. Київ).

Якщо організації-розробникові надано право розповсюдження типової проектної документації, то оригінали цієї документації підлягають обліку і зберіганню в організації-розробнику. У цьому випадку Укртиппроекту передають до моменту введення в дію типової документації паспорт і копії вказаної документації.

6.3 Оригінали документів, що прийняті на зберігання, реєструються в інвентарній книзі (таблиця А.1, додаток А).

6.4 Кожному прийнятому на зберігання оригіналу документа привласнюється один інвентарний номер незалежно від кількості аркушів.

В оригіналі документа, який складається з декількох аркушів, інвентарний номер проставляють на кожному аркуші.

6.5 Облік оригіналів документів проводиться на облікових картках (таблиці А.2, А.3, додаток А).

6.6 Ідентифікація проектної документації на електронному носії (компакт-диску) проводиться основним написом на футлярі носія, яка повинна містити наступну інформацію:

а) організація – розробник проектної документації;

б) обліковий номер носія за даним проектом;

в) порядковий номер носія за даним проектом;

г) загальна кількість носіїв за даним проектом;

д) маркування носія (копія або оригінал);

е) базове позначення;

ж) найменування об'єкта;

и) розділи проекту;

к) головний інженер проекту.

6.7 Форма та приклад заповнення основного напису носія наведені у таблиці А.6, додаток А.

6.8 Оригінали документа, виконані на аркушах формату А1 і менше, зберігають в розгорнутому вигляді в шафах стелажного типу в систематизованому вигляді по майданчиках, об'єктах; усередині кожного об'єкта – за марками креслень.

Допускається оригінали документа, що виконані на аркушах формату більше А1, зберігати у складеному до формату А1 вигляді.

6.9 Вихідні дані і розрахунки зберігаються на стелажах у систематизованому вигляді за шифрами майданчиків і об'єктів.

6.10 Кошторисна документація реєструється в інвентарній книзі в хронологічному порядку з вказівкою архівного номера.

6.11 Оригінали зберігаються в приміщенні архіву, обладнаному вогнегасниками, гарантованому від затоплення, із запасним виходом та дверима, оббитими металевим листом тощо згідно з вимогами ДБН В.1.1-7 та ДБН В.2.2-9.

6.12 Оригінали зберігаються в керованому температурно-вологісному режимі.

6.13 Дотримання температурно-вологісного режиму забезпечує архіваріус. Двічі на тиждень в один і той же час архіваріус повинен записати показання термометра і гігрометра.

6.14 Температура повітря повинна бути в межах +17° ÷ +19°С і контролюватися термометром; вологість повітря – в межах 50 % ÷ 55 % і контролюватися гігрометром.

6.15 Щодня проводиться вологе прибирання приміщення і провітрювання, для приміщень з нерегульованим кліматом рекомендується установлювати кондиціонери для зволоження повітря.

7 ПОРЯДОК КОРИСТУВАННЯ АРХІВОМ

7.1 Оригінали архівних документів для використання в роботі відділам не видаються.

7.2 Оригінали можуть видаватися з архіву тільки для внесення змін за наявності оформленого дозволу керівника організації (або його заступника) і довідки.

7.3 Дозвіл для внесення змін до документа реєструється в журналі, який зберігається в архіві.

7.4 Фахівці виробничих відділів можуть користуватися оригіналами тільки в межах приміщення архіву під контролем архівного працівника без права їх винесення або передачі іншій особі.

7.5 Для роботи з оригіналами текстових архівних документів поза приміщенням архіву на спіціаліста повинен бути заведений формуляр.

7.6 Формуляри зберігаються в картотеці в алфавітному порядку.

7.7 При отриманні архівного документа спеціаліст повинен перевірити його стан, комплектність і розписатися у формулярі.

7.8 Передача архівного документа іншим особам забороняється.

7.9 При поверненні архівного документа працівник архіву повинен перевірити його стан і комплектність.

7.10 Забороняється вносити до архівного документа позначки, записи, вилучати окремі аркуші документа і замінювати їх іншими, а також вносити зміни без оформленого дозволу.

7.11 Перед вибуванням у відрядження, у відпустку або звільненням спеціаліст повинен здати в технічний архів наявні у нього архівні документи.

8 ВІДНОВЛЕННЯ АРХІВНИХ ОРИГІНАЛІВ

8.1 Оригінали документів, що стали непридатними або загублені, за рішенням керівника (або його заступника) організації-утримувача можуть бути відновлені.

8.2 До відновлення оригіналу документа повинен бути складений акт (таблиця А.4, додаток А) про списання оригіналу документа, що став непридатним або загублений.

Акт повинен бути затверджений керівником організації-розробника або його заступником.

8.3 Відновлені оригінали документів діють так само, як оригінали, що були замінені.

Зміни У відновлений оригінал документа вносять на підставі всіх дозволів на внесення змін, виданих до моменту його відновлення. Оригінал документа відновлюють з оформленням дозволу в установленному порядку.

8.4 Відновлюється оригінал документа на будь-якій розмножувальній техніці або вручну. За своїм технічним змістом відновлений оригінал документа повинен представляти точну копію оригіналу документа, що відновлюється.

8.5 Відновлений оригінал документа повинен бути завірений уповноваженою особою, яка випустила цей оригінал.

Напис, що підтверджує правильність відновленого оригіналу документа, виконують тушшю на полі для підшивання.

Приклад

"Відновлений з оригіналу.

Вірно: (підпис, прізвище і дата).

"Відновлений з копії

Вірно: (підпис, прізвище і дата).

8.6 У верхньому правому кутку поля кожного відновленого аркуша оригіналу документа повинен бути напис тушшю "Відновлений оригінал № " з вказівкою порядкового номера відновлення даного аркуша оригіналу документа.

8.7 Відновленому оригіналу документа зберігають інвентарний номер оригіналу, з якого проводилося відновлення. Про відновлення оригіналу документа роблять відмітку в інвентарній книзі та обліковій картці.

8.8 На оригіналі документа, замість якого виготовлений відновлений оригінал (дублікат), ставлять штамп: "3амінений відновленим оригіналом № ", у якому вказують номер чергового відновлення і дату прийняття відновленого оригіналу документа на зберігання.

8.9 Оригінали документів, замість яких виготовлені відновлені оригінали, зберігають у складеному вигляді, підібраними за збільшенням числових позначень документів.

9 СПИСАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЇ

9.1 Визначення цінності документа для зберігання, знищення або передача на зберігання в державний архів проводиться експертною комісією, що призначається наказом по організації.

9.2 Документ, що за визначенням експертної комісії має науково-історичне значення, включається в "Перелік проектів, науково-технічної документації, за яким підлягає внесенню до складу Національного архівного фонду України".

9.3 Перелік повинен бути складений за хронологічним або тематичним принципом.

9.4 На документ, що не підлягає передачі на державне зберігання і втратив цінність, повинен бути складений акт про знищення науково-технічної документації (таблиця А.4, додаток А).

9.5 Акт повинен бути підписаний членами експертної комісії, затверджений керівником організації і узгоджений із відомчою, державною або територіальною архівною установою (ЦДНТА України, м. Харків та державні архіви областей).

10 АРХІВАЦІЯ РОЗРАХУНКІВ КОНСТРУКЦІЙ

10.1 Розрахунок, виконаний вручну, повинен архівуватися відповідно до вимог розділу 5 даного стандарту.

10.2 До розрахунку повинні бути додані: вихідні дані, збір навантажень, розрахункові схеми з номерами елементів і вузлів, схеми додаткових навантажень (для плоских розрахункових схем), розрахункові поєднання зусиль для елементів конструкцій, підбір перетинів елементів.

10.3 Розрахунок, виконаний на комп'ютері, повинен копіюватися на SD-R диск, мати текстовий файл із переліком розрахунків, їх номерами, найменуванням розрахованих конструкцій, прізвищами виконавців і вказівкою керівника – виконавця.

10.4 При копіюванні на декілька CD-R дисків вони повинні нумеруватися на зворотній стороні спеціальним маркером, кожен диск повинен мати текстовий файл (п. 10.2), диск № 1 повинен містити в текстовому файлі перелік розрахунків із розташуванням їх по дисках.

10.5 Архівовані CD-R диски повинні зберігатися в пакетах або коробках спільно з роздруком розрахунку на паперовому носії. Текстовий файл роздруку розрахунку повинен архівуватися відповідно до вимог розділу 5 цього стандарту.

10.6 У разі прийняття конструктивного перетину елементів конструкцій головний інженер проекту повинен дати довідку, що розрахунок не потрібний.

11 ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТАЦІЇ ДО "СТРАХОВОГО ФОНДУ УКРАЇНИ"

11.1 Передача документації до "Страхового фонду України" здійснюється відповідно до "Поло­ження про порядок формування, ведення і використання обласного (регіонального) страхового фонду документації" (таблиця А.5, додаток А).

ДОДАТОК А

(обов'язковий)

Таблиця А.1

ІНВЕНТАРНА КНИГА

Таблиця А.2

ФОРМИ ОБЛІКУ ПРОЕКТНОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

ОБЛІКОВА КАРТКА

(лицьовий бік)

Таблиця А.3

ОБЛІКОВА КАРТКА

(зворотний бік)

Таблиця А.4

АКТ ПРО ЗНИЩЕННЯ ДОКУМЕНТАЦІЇ

Підстава: наказ №________ від______________20___ р.

Складений експертною комісією

Голова комісії_________________________________________________________

(посада, ініціали, прізвище)

Члени комісії: ________________________________________________________

(посада, ініціали, прізвище)

Присутні: ____________________________________________________________

(посада, ініціали, прізвище)

Комісія, керуючись переліком ___________________________________________

(назва переліку)

відібрала до знищення як ті, що не мають науково-історичної цінності і втратили практичне зна­чення, наступні документи та одиниці зберігання:

_____________________________________________________________________

(назва організації, де накопичилась науково-технічна документація, що не підлягає подальшому зберіганню)

Усього од. зб. (документів) _____________________________________________

(цифрами і прописом)

Голова експертної комісії _______________________________________________

(ініціали, прізвище)

Підпис

Члени

Підписи ______________________________________________________________

(ініціали, прізвище)

СХВАЛЕНО

Протокол ЕПК       Центрального державного науково-технічного архіву України

                                                                       (ЦДНТА України)

_____________________________________________________________________

(назва архівної установи)

№______________дата________________20___ р.

Документи упаковані, опечатані та здані для знищення конторі із заготівлі вторинної сировини (паперо-переробній фабриці) згідно з накладною від_______

________________

(дата)

Посада                                                     Підпис_______________________________

(ініціали, прізвище)

Дата

Таблиця А 5

АКТ ПРО ПЕРЕДАЧУ ДОКУМЕНТАЦІЇ НА ЗБЕРІГАННЯ

АКТ

___________________________________________________________________

(місце складання)

приймання-передавання науково-технічної

документації на державне зберігання

Підстава:_____________________________________________________________

найменування та адреса установи здавальника

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

здав, а Центральний державний науково-технічний архів України (61003, м. Харків, вул. Університетська, 4) прийняв науково-технічну документацію на державне зберігання

Усього _______________________________________________________________